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domingo, 19 de septiembre de 2021

QUÉ ES EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE

 

QUÉ ES EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte de Office que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint.

¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos.

A diferencia de un procesador de palabras, como Microsoft Word, en Excel los datos están organizados en columnas y filas las cuales darán forma a las celdas donde ingresaremos nuestros datos.

Con los números que almacenamos en las celdas de Excel podremos realizar cálculos aritméticos básicos y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.

De esta manera, nuestro trabajo con números se facilita en gran medida ya que Excel nos permite analizar los datos fácilmente y generar reportes con herramientas como gráficos y tablas dinámicas.

UNA HOJA DE CÁLCULO

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo contable.

Las hojas de cálculo electrónicas han reemplazado a los sistemas de cálculo en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.

UN POCO DE HISTORIA

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan.

En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada.

Microsoft fue testigo de cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.

La primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh, pero dos años después, en 1987,

Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma Windows.

A partir de ese momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por columnas y filas.

Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que conocemos como celdas, donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (de la columna) y un número (de la fila).

Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1 porque se encuentra en la columna A y en la fila 1.



 En cada una de las celdas de Excel podremos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, pero siempre tendremos un solo valor en una celda.

Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es por la alineación que se aplica al valor dentro de la celda.

Si introducimos un dato de tipo texto, Execel lo alineará a la izquierda de la celda, mientras que los datos numéricos serán alineados a la derecha.



De esta manera podremos saber si Excel ha reconocido un valor como un dato numérico o como un dato alfanumérico.

OPERACIONES ARITMÉTICAS

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/).

La única condición es que debemos colocar el símbolo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.



Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos respetar el máximo de caracteres en una celda que es de 32,767 en las versiones más recientes de Excel.

Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos.

A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia, por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los valores contenidos en las celdas A1 y A2:

=A1+A2

Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en Excel.

FUNCIONES DE EXCEL

Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros cálculos, también podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.

Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y nos entregarán el resultado correcto.

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de valores numéricos y nos devolverá el promedio de todos ellos.

En la siguiente imagen puedes ver la función PROMEDIO con los valores 1, 3, 5 y 8 y el resultado, que es 4.25, lo observamos en la celda A1.

Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.

Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las categorías.

Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.



Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.

DATOS TABULARES

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde se necesiten datos tabulares.

Afortunadamente, la gran cantidad de celdas que tenemos disponibles en Excel nos facilitarán la organización de los datos tabulares.

Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a nuestros datos, ya sea creando una tabla de Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún estilo de celda.

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar herramientas avanzadas para analizar dicha información.

GRÁFICOS EN EXCEL

Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos.

El hecho de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la información por lo que millones de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en Excel.

Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.

NOMBRES Y VERSIONES DE EXCEL

Los más común en la literatura y en los tutoriales en línea es referirnos a la hoja de cálculo de Microsoft con el nombre de “Excel”.

Algunos otros lo llaman “Microsoft Excel” y también como “Office Excel” por ser parte de la suite de Office.

También encontrarás que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por su versión, por ejemplo: “Excel 2013”, “Excel 2016”, “Excel 2019”, etc.

Cuando trabajamos con Excel es muy importante conocer el número de versión que tenemos ya que hay funcionalidad de las versiones recientes que no existirá en las versiones previas.

Si quieres saber más sobre las diferentes versiones de Excel, puedes consultar el artículo: Versiones de Excel.

PORQUÉ APRENDER A USAR EXCEL

La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles en Excel podría intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad es que hoy en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral lo cual hace indispensable el aprender a usarla.

Excel ha dejado de ser una aplicación para contadores y financieros y se ha convertido en una herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho más a la contabilidad ya que facilita la extracción y manipulación de datos, así como la creación de reportes.

Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar Excel.

Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.

Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a utilizar esta fabulosa herramienta.

 







150 atajos de teclado para Excel en Windows

 150 atajos de teclado para Excel en Windows

Excel sigue siendo una de las aplicaciones ofimáticas de referencia, y sigue manteniéndose joven tras el lanzamiento de Office 2016. Y hoy precisamente traemos un artículo propicio tanto para veteranos como para nuevos usuarios, ya que recopilamos 150 atajos de teclado para Excel en Windows 10 para que agilices al máximo tu trabajo.
Para que las listas sean lo más limpias y organizadas posible, las hemos ordenado por tipos de combinaciones. Empezaremos con lo que hacen las teclas de función, continuaremos con más atajos de una sola tecla y poco a poco iremos introduciendo nuevas combinaciones con Control, Alt, Mayúscula y varias de ellas juntas.

Teclas de función

Empezamos con las teclas de función, que son las que van del F1 al F12. Cada una de ellas tiene una función específica en la aplicación, por lo que conviene que te las sepas para agilizar algunos procesos como el de repetir acciones, revisar la ortografía o ir a un punto concreto de la hoja de datos en la que estés trabajando.
ATAJOACCIÓN
F1Muestra la ayuda de Excel
F2Entra en modo de edición para la celda activa
F3En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de diálogo "Pegar nombre"
F4Repite la última acción
F5Ir a
F6Te mueves entre los paneles de un libro de dividido
F7Revisión ortográfica
F8Activa el modo Ampliar selección
F9Resuelve las fórmulas que tengas en las hojas tus libros abiertos
F10Activa la barra de menús
F11Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado
F12Guardar cómo

Atajos de teclado de una sola tecla

Cuando más sencillo es un atajo de teclado más ayudará a realizar las acciones de la manera más rápida posible. Por eso, vamos a seguir con los atajos de teclado en los que sólo tendremos que pulsar una tecla.
ATAJOACCIÓN
AVPÁGDesplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja
REPÁGDesplázate una pantalla arriba dentro de la hoja
ALTActiva la barra de menús
ENTRARAcepta la entrada de una celda y selecciona la inferior
ESCCancela diálogos y cancela la entrada de una celda
ESPACIOActiva o desactiva las casillas de verificación en cuadros de diálogo
FINActiva o desactiva el "Modo final"
INICIOMoverse al principio de la fila de tu celda
RETROCESOBorra el contenido de una celda. Entra en el modo de edición
SUPRIMIRBorra el contenido de una celda
TABULADORCompleta la entrada de una celda. Selecciona la celda a la derecha
TECLAS DE DIRECCIÓNMuévete a las celdas de arriba, abajo, izquierda o derecha

Atajos con la tecla "Control"

Vamos a ponerlo un poco más difícil, pero no demasiado. A continuación tienes una serie de atajos de teclado en los que tendrás que combinar la tecla Control con otra para realizar la acción deseada. Copiar, pegar, cortar, cuadros de diálogo o formatos para el texto.
ATAJOACCIÓN
CONTROL + ACuadro de diálogo "Abrir"
CONTROL + BCuadro de diálogo "Buscar"
CONTROL + CCopia el contenido de las celdas seleccionadas
CONTROL + DCopia la fórmula a la derecha del rango seleccionado
CONTROL + ESelecciona todas las celdas de tu hoja de cálculos
CONTROL + GCuadro de diálogo "Guardar"
CONTROL + ICuadro de diálogo "Ir a"
CONTROL + JCopia la fórmula hacia abajo del rango seleccionado
CONTROL + KPon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado
CONTROL + LCuadro de diálogo "Reemplazar"
CONTROL + NPon o quita el formato negrita en el texto seleccionado
CONTROL + PCuadro de diálogo "Imprimir"
CONTROL + RCierra tu libro activo
CONTROL + SPon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado
CONTROL + TCuadro de diálogo "Crear tabla"
CONTROL + UCrea un nuevo libro de trabao
CONTROL + VPega el contenido del portapapeles
CONTROL + XCorta las celdas seleccionadas
CONTROL + YRehacer acción deshecha
CONTROL + ZDeshacer acción
CONTROL + 1Cuadro de diálogo "Formato de celdas"
CONTROL + 2Pon o quita el formato negrita en el texto seleccionado
CONTROL + 3Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado
CONTROL + 4Pon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado
CONTROL + 5Pon o quita el formato tachado en el texto seleccionado
CONTROL + 6Oculta o muestra objetos en una hoja
CONTROL + 8Muestra los símbolos de esquema de la hoja
CONTROL + 9Oculta las filas seleccionadas
CONTROL + 0Oculta las columnas seleccionadas

Atajos con las teclas "Mayúscula" y de función

A continuación tienes una serie de atajos de teclado en los que combinarás la tecla Shift o Mayúscula con las teclas de función, las que van del F1 al F12. Con ellas podremos insertar hojas de cálculo nuevas, abrir nuevos cuadros de diálogo o calcular todas las fórmulas que hayamos anotado en la hoja.
ATAJOACCIÓN
MAYÚSCULA + F2Añade comentario en la celda
MAYÚSCULA + F3Cuadro de diálogo "Insertar función". Además, al editar fórmulas muestra el cuadro de diálogo "Argumentos de función"
MAYÚSCULA + F4"Buscar siguiente" cuando realizas una búsqueda
MAYÚSCULA + F5Cuadro de diálogo "Buscar"
MAYÚSCULA + F6Muévete entre la hoja, las opciones, la barra de estado y el panel de tareas
MAYÚSCULA + F7Panel de tareas "Referencia"
MAYÚSCULA + F8Agrega una celda o un rango de celdas a tu selección con las teclas de dirección
MAYÚSCULA + F9Calcula todas las fórmulas de tu hoja activa
MAYÚSCULA + F10Muestra el menú contextual de un elemento seleccionado
MAYÚSCULA + F11Inserta una hoja de cálculo nueva
MAYÚSCULA + F12Cuadro de diálogo "Guardar cómo"

Atajos con las teclas "Alt" y de función

A continuación tienes una serie de atajos de teclado en los que combinarás la tecla Alt con las teclas de función, las que van del F1 al F12. Esta vez son sólo unos pocos atajos, pero con ellos puedes guardar trabajos, abrir Visual Basic o cerrar la aplicación.
ATAJOACCIÓN
ALT + F1Crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual
ALT + F2Cuadro de diálogo "Guardar cómo"
ALT + F4Cierra Excel
ALT + F8Cuadro de diálogo "Macro"
ALT + F10Panel "Selección y visibilidad"
ALT + F11Abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones

Atajos con las teclas "Control" y de función

Volvemos a combinar la tecla Control, sólo que en esta ocasión la emparejaremos con las de función. De nuevo no son muchas, pero te permiten empezar a realizar algunas acciones en el libro. Entiende que cada libro se abre como un Excel diferente, y dentro puedes tener varias hojas de cálculo.
ATAJOACCIÓN
CONTROL + F1Muestra u oculta las opciones
CONTROL + F2Cuadro de diálogo "Imprimir"
CONTROL + F3Administrador de nombres
CONTROL + F4Cierra el libro
CONTROL + F5Restaura el tamaño del libro
CONTROL + F6Moverse al siguiente libro
CONTROL + F7Mueve la ventana del libro
CONTROL + F8Cambia el tamaño de la ventana del libro
CONTROL + F9Minimiza el libro
CONTROL + F10Maximiza un libro minimizado
CONTROL + F11Crea una hoja de Macros
CONTROL + F12Cuadro de diálogo "Abrir"

Atajos con las teclas "Control" y "Mayúsculas"

Las combinaciones van creciendo, y ahora te vamos a ofrecer unos cuantos atajos en los que pulsarás a la vez las teclas ControlMayúscula junto a otra que pueden ser teclas de función, letras o símbolos.
ATAJOACCIÓN
CONTROL + MAYÚSCULAS + F3Cuadro de diálogo "Crear nombres a partir de selección"
CONTROL + MAYÚSCULAS + F6Ir a libro anterior que tengas abierto
CONTROL + MAYÚSCULAS + F10Ve a barra de menús
CONTROL + MAYÚSCULAS + F12Cuadro de diálogo "Imprimir"
CONTROL + MAYÚSCULAS + FAbre el menú "Formato de Celdas" en la pestaña "Fuentes"
CONTROL + MAYÚSCULAS + LActiva y desactiva filtros en un rango
CONTROL + MAYÚSCULAS + OSelecciona las celdas que tengan comentarios
CONTROL + MAYÚSCULAS + UAmplía la barra de fórmulas
CONTROL + MAYÚSCULAS + ENTRARIngresa una fórmula como una fórmula matricial
CONTROL + MAYÚSCULAS + INICIOAmplía la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo
CONTROL + MAYÚSCULAS + FINExtiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo
CONTROL + MAYÚSCULAS +AVPÁGSelecciona la hoja actual y la siguiente de un libro
CONTROL + MAYÚSCULAS + REPÁGSelecciona la hoja actual y la anterior de un libro
CONTROL + MAYÚSCULAS + TECLA DE DIRECCIÓNExtiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa
CONTROL + MAYÚSCULAS + ESPACIOSeleccionar toda la hoja de cálculo
CONTROL + MAYÚSCULAS + (Muestra las filas ocultas en el rango seleccionado
CONTROL + MAYÚSCULAS + )Muestra las columnas ocultas en el rango seleccionado
CONTROL + MAYÚSCULAS + !Aplica el formato Número con dos decimales
CONTROL + MAYÚSCULAS + #Aplica el formato Fecha con el día, mes y año
CONTROL + MAYÚSCULAS + $Aplica el formato Moneda con dos decimales
CONTROL + MAYÚSCULAS + %Aplica el formato Porcentaje sin decimales
CONTROL + MAYÚSCULAS + /Aplica el formato de Notación Científica
CONTROL + MAYÚSCULAS + :Aplica el formato Hora
CONTROL + MAYÚSCULAS + &Aplica un borde a la celda activa
CONTROL + MAYÚSCULAS + "Copia el contenido de la celda superior
CONTROL + MAYÚSCULAS + SIGNO MENOS (-)Borra los bordes de la celda
CONTROL + MAYÚSCULAS + SIGNO MÁS (+)Cuadro de diálogo "Insertar" para insertar celdas en blanco

Atajos para moverte en la hoja de cálculo

Ahora vamos a mostrarte una lista un poco diferente. En esta ocasión, en vez de centrarnos en el tipo de combinación de teclas que necesitamos nos centraremos en el tipo de función que realizan. Empezaremos con los atajos de teclado para moverte en la hoja de cálculo yendo a celdas concretas.
ATAJOACCIÓN
ALT + AVPÁGMuévete una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo
ALT + REPÁGMuévete una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo
CONTROL + .Ve a la siguiente esquina de un rango seleccionado
CONTROL + AVPÁGVe a la siguiente hoja de un libro
CONTROL + REPÁGVe a la hoja anterior de un libro
CONTROL + INICIOVe al inicio de una hoja de cálculo
CONTROL + FINVe a la última celda de una hoja de cálculo
CONTROL + RETROCESOMuestra la celda activa
CONTROL + TABULADORVe al siguiente libro abierto
CONTROL + TECLAS DE DIRECCIÓNVe hasta el extremo del área de datos actual en una hoja de cálculo

Atajos para seleccionar datos

Ahora te mostramos atajos para seleccionar datos. Con ellos podrás seleccionar filas y columnas para realizar acciones conjuntas, o extender una selección en las celdas colindantes a la que tengas seleccionada en primer lugar.
ATAJOACCIÓN
MAYÚSCULA + ESPACIOSelecciona la fila actual
CONTROL + ESPACIOSelecciona la columna actual
MAYÚSCULA + INICIOExtiende la selección hasta el inicio de la fila
MAYÚSCULA + AVPÁGExtiende la selección hacia abajo
MAYÚSCULA + REPÁGExtiende la selección hacia arriba
MAYÚSCULA + TECLAS DE DIRECCIÓNExtiende la selección una celda hacia arriba, abajo izquierda o derecha
CONTROL + MAYÚSCULA + TECLAS DE DIRECCIÓNExtiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa
CONTROL + MAYÚSCULA + INICIOExtiende la selección de celdas hasta la primera celda usada de la hoja de cálculo
CONTROL + MAYÚSCULA + FINExtiende la selección de celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo
CONTROL + MAYÚSCULA + *Selecciona el área actual alrededor de la celda activa

Atajos para ingresar fórmulas y datos

Para ir terminando vamos a centrarnos en los atajos para ingresar fórmulas y datos una vez tengas seleccionadas las celdas en las que quieras actuar. Puedes copiar el valor de celdas cercanas o completar un valor moviéndote automáticamente a la celda colindante que quieras.
ATAJOACCIÓN
ALT + =Inserta autosuma
ALT + ABAJOAbre una lista de validación de datos
ALT + ENTRARInserta un salto de línea dentro de una celda
CONTROL + ,Inserta la fecha actual
CONTROL + :Inserta la hora actual
CONTROL + "Copia el valor de la celda de arriba
CONTROL + ’Copia la fórmula de la celda de arriba
CONTROL + ENTRARRellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual
CONTROL + SUPRIMIRBorra el texto hasta el final de la línea
CONTROL + ALT + KInserta un hipervínculo
MAYÚSCULA + ENTRARCompleta la entrada de la celda y ve a la celda superior
ENTRARCompleta la entrada de la celda y ve a la celda inferior
MAYÚSCULA + TABULADORCompleta la entrada de la celda y ve a la celda de la izquierda
TABULADORCompleta la entrada de la celda y ve a la celda de la derecha

Otros atajos de teclado

Y ya terminamos con una selección de otros atajos de teclado que nos han sobrado o no hemos podido categorizar en ninguna otra lista. Si crees que nos hemos dejado algún atajo de teclado dínoslo en los comentarios y lo añadiremos a esta última tabla.
ATAJOACCIÓN
ALT + ESPACIOMenú de control de la ventana de Excel
ALT + ’Cuadro de diálogo "Estilo"
ALT + CONTROL + IZQUIERDAMuévete hacia la izquierda entre las celdas no adyacentes
ALT + CONTROL + DERECHAMuévete hacia la derecha entre las celdas no adyacentes
CONTROL + SIGNO MENOS (-)Cuadro de diálogo "Eliminar celdas"
CONTROL + SIGNO MÁS (+)Cuadro de diálogo "Insertar celdas"
CONTROL + ALT + VCuadro de diálogo "Pegado Especial"

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