QUÉ ES EXCEL Y PARA QUÉ SIRVE
Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma parte
de Office que es una suite
ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint.
¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?
Excel se distingue de
todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos.
A diferencia de un procesador de palabras, como Microsoft Word, en Excel los datos
están organizados en columnas y filas las cuales darán forma a las celdas donde
ingresaremos nuestros datos.
Con los números que
almacenamos en las celdas de Excel podremos realizar cálculos aritméticos
básicos y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad,
o utilizar funciones estadísticas.
De esta manera,
nuestro trabajo con números se facilita en gran medida ya que Excel nos permite
analizar los datos fácilmente y generar reportes con herramientas como gráficos
y tablas dinámicas.
UNA HOJA DE CÁLCULO
Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida
como hojas
de cálculo.
Las hojas de cálculo
fueron desarrolladas en la década de 1960 para simular las hojas de trabajo
contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo
contable.
Las hojas de cálculo
electrónicas han reemplazado a los sistemas de cálculo en papel, y aunque
inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas
para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos tabulares.
UN POCO DE HISTORIA
En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo
electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan.
En ese tiempo ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados
en el mercado: SuperCalc de la
empresa Sorcim y VisiCalc de la
empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un
poco de mercado.
Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a todos
por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada.
Microsoft fue testigo
de cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que
hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión
de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.
Microsoft lanzó Excel
2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma Windows.
A partir de ese
momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó su crecimiento hasta
convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.
LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL
La característica
principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla
principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por
columnas y filas.
Esas columnas y filas
dan forma a pequeños recuadros que conocemos como celdas, donde cada una de
ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila
a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (de la columna) y un
número (de la fila).
Por ejemplo, la celda
superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1 porque se encuentra en la
columna A y en la fila 1.
Una manera de saber si
Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es por la
alineación que se aplica al valor dentro de la celda.
Si introducimos un
dato de tipo texto, Execel lo alineará a la izquierda de la celda, mientras que
los datos numéricos serán alineados a la derecha.
De esta manera
podremos saber si Excel ha reconocido un valor como un dato numérico o como un
dato alfanumérico.
OPERACIONES ARITMÉTICAS
Excel nos permite
realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la
resta (-), la multiplicación (*) y la división (/).
La única condición es
que debemos colocar el símbolo igual (=) precediendo a la fórmula de manera que
Excel efectúe el cálculo correspondiente.
Podemos escribir
fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos respetar el máximo
de caracteres en una celda que es de 32,767 en las versiones más recientes de
Excel.
Algo que es
extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que podemos
hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los
cálculos.
A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia, por ejemplo, la siguiente fórmula hará la
suma de los valores contenidos en las celdas A1 y A2:
=A1+A2
Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en Excel.
FUNCIONES DE EXCEL
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de
nuestros cálculos, también podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son
procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las
funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos
numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y nos entregarán el
resultado correcto.
Un ejemplo es la
función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de valores numéricos y nos
devolverá el promedio de todos ellos.
En la siguiente imagen
puedes ver la función PROMEDIO con los valores 1, 3, 5 y 8 y el resultado, que
es 4.25, lo observamos en la celda A1.
Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de
esas categorías son las funciones de búsqueda
y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes
hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y
verás una serie de botones con los nombres de las categorías.
Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que
pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas
de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.
Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic
en el menú Funciones de este sitio
Web donde encontrarás el listado completo de funciones de Excel.
DATOS TABULARES
Como lo he mencionado
al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas disciplinas donde se
necesiten datos tabulares.
Afortunadamente, la
gran cantidad de celdas que tenemos disponibles en Excel nos facilitarán la
organización de los datos tabulares.
Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato a
nuestros datos, ya sea creando una tabla de Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente
apliquemos algún estilo de celda.
Excel es una
herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que
podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar
herramientas avanzadas para analizar dicha información.
GRÁFICOS EN EXCEL
Una de las razones por
las que Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del mundo es
por su capacidad de crear gráficos basados en datos.
El hecho de tener una
herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la
información por lo que millones de usuarios de la aplicación generan sus
propios reportes en Excel.
Aprender a crear gráficos de
Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de los diferentes
gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un grupo de comandos
identificado con el nombre Gráficos donde
podrás encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.
NOMBRES Y VERSIONES DE EXCEL
Los más común en la
literatura y en los tutoriales en línea es referirnos a la hoja de cálculo de
Microsoft con el nombre de “Excel”.
Algunos otros lo
llaman “Microsoft Excel” y también como “Office Excel” por ser parte de la
suite de Office.
También encontrarás
que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por su versión, por ejemplo:
“Excel 2013”, “Excel 2016”, “Excel 2019”, etc.
Cuando trabajamos con
Excel es muy importante conocer el número de versión que tenemos ya que hay
funcionalidad de las versiones recientes que no existirá en las versiones
previas.
Si quieres saber más sobre las diferentes versiones de Excel, puedes
consultar el artículo: Versiones de Excel.
PORQUÉ APRENDER A USAR EXCEL
La gran cantidad de
herramientas y comandos disponibles en Excel podría intimidar a cualquier
usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad es que hoy
en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral lo
cual hace indispensable el aprender a usarla.
Excel ha dejado de ser
una aplicación para contadores y financieros y se ha convertido en una
herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho más a la contabilidad
ya que facilita la extracción y manipulación de datos, así como la creación de
reportes.
Por esta razón es que
es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te dediques, será
muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar Excel.
Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y verás que el dominio de Excel es una de
las habilidades más solicitadas.
Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender
a utilizar esta fabulosa herramienta.
